Enterprise File Sync and Share bezeichnet die Notwendigkeit, digitale Informationen und Daten, also etwa Protokolle, Berichte, Präsentationen oder Verträge schnell und hochsicher auszutauschen. Die digitale Zusammenarbeit über E-Mails ist wegen deren immanenter Sicherheitsrisiken und ungenügender Funktionaler Vollständigkeit, für den professionellen Gebrauch leider ungeeignet, z.B. fehlt die Versionierung und Synchronisierung der Daten.

Dokumenten-Management-Systeme auch « DMS », etwa Sharepoint bieten mehr Funktionen, sind aber meist nur in einzelnen Fachbereichen des Unternehmens im Einsatz und können daher für einen effektiven Austausch von Dateien und Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen nicht herangezogen werden. Im Unternehmensumfeld gibt es zudem täglich Anforderungen an Daten, die ohne Enterprise File Sync and Share Lösungen umständlich und unsicher per E-Mail oder FTP transportiert werden müssen.

Wichtig ist zudem der mögliche Zugriff über alle digitalen Endgeräte (Desktop, Laptop, Tablet, Smartphone etc.), eine schnelle Suche und (Wieder-) Auffindbarkeit von Dateien, eine gesicherte Übertragung und die ständige Kontrolle der Berechtigungen und aller Zugriffe auf die Daten.

Datenschutz und Effektivität

Problematisch für den Datenschutz und die Effektivität des Unternehmens ist es, dass selbst im professionellen Umfeld oft Consumer orientierte Services wie Dropbox zum Einsatz kommen. Mit ihnen können Mitarbeiter zwar ohne großen Aufwand an jedermann Files versenden und vor überall her empfangen. Da dies aber bezüglich Datenübertragung, Speicherung und (rechtlichem und physischen) Datenschutz bedenklich ist, zudem meist das ohne Wissen der IT-Abteilung passiert wid es gegen die Compliance-Verordnung des Unternehmens verstoßen.

Die Synchronisierung (Sync) und der Austausch (Share) von Dateien über Softwarewerkzeuge, erlaubt es den Anwendern Dateien und Dokumente sowohl auf verschiedene Endgeräte jederzeit, ortsunabhängig und vor allem hochsicher zu übertragen. Durch die Zugriffsmöglichkeiten auf gemeinsame Datenräume und den ständigen Austausch mit Kollegen, externen Partnern, Boards oder mit externen Lieferanten entstehen erhebliche Effizienz- und Effektivitätssteigerungen.

Mit einem Device-unabhängigen Upload und Download von Dateien, der Verwaltung von Dateien etwa in Ordnern, die Synchronisierung, Versionierung und die kontrollierte und hochsichere Freigabe von Dokumenten und Ordnern bietet etwa das iExtranet von Oodrive alle Voraussetzungen für ein professionelles Filesharing und eine effektive, digitale Collaboration.

Eine professionelle Lösung

iExtranet wurde von Oodrive speziell für den Einsatz in Unternehmen entwickelt. Mit dieser Lösung können können Mitarbeitern und externen Partnern eine einfache, flexible Möglichkeit zu Collaboration, Kommunikation und zum Austausch von Dokumenten zur Verfügung gestellt werden. Es ist heute bei mehr als 14.000 Unternehmen auf der ganzen Welt im Einsatz. Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden können jederzeit und überall per Internet oder Mobil auf benötigte Unterlagen und Dokumente zugreifen. Diese lassen sich sicher bearbeiten und miteinander austauschen.

Für das Bereitstellen von Dokumenten genügt im iExtranet ein einfacher Mausklick. Ein Versionsmanagement sorgt dafür dass alle Berechtigten immer auf dem aktuellen Stand sind. iExtranet stellt sicher, dass alle Vorgaben in den Bereichen Datenschutz und Datensicherheit erfüllt werden. Dies gilt für die Datenhaltung im Rechenzentrum in Deutschland, genauso wie für die verschlüsselte Übertragung der Daten.

Unterschiedliche Authentifizierungsmethoden mit Login/Passwort oder Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgen für ein Maximum an Zugriffssicherheit. Die revisionssichere Protokollierung aller Aktivitäten im System stellt eine lückenlose Nachvollziehbarkeit im Rahmen regelmäßiger oder vorgeschriebener Audits sicher.

p.rehri

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