Unternehmen gewinnen durch die automatische Synchronisierung von Dokumenten und Daten für unterschiedliche User, Standorte oder Devices bekanntermaßen extrem an Produktivität und schaffen sich neue, kollaborative Geschäftsmodelle und Arten der Zusammenarbeit. Intelligente EFSS Tools ersparen den Mitarbeiter bei ihrer Dokumenten- und Datenverwaltung nicht nur die (Versions-) Überprüfung und längere Suche nach der jeweils aktuellsten Version: Sie können auch maßgeblich zur Datensicherheit im Unternehmen beitragen.

In den nur wenigen Jahren ihrer Existenz hat Cloud-Technologie die Digitale Zusammenarbeit enorm verändert. Arbeitskräfte können und wollen heute jederzeit, und von jedem Ort aus, auf gemeinsame Informationen zugreifen und diese als Arbeitsgrundlage benützen. Mit EFFS-Systemen (Enterprise File-Share and -Sync) können, im Gegensatz zu traditionellen Speichersystemen jedem Nutzer die für seine Arbeit erforderlichen Dateien, inklusive der für die gemeinsame Bearbeitung dieser Dateien um Unternehmens-, Geräte- und Ortsübergreifend – etwa mit Partnern, Zulieferern, Kunden oder Auftraggebern- zur Verfügung gestellt werden, um in der Zusammenarbeit Effizienz- und Effektivitätssteigerungen zu erzielen. Die Möglichkeit gleichzeitig, sicher und kollaborativ auch mit unternehmensfremden Personen zusammenarbeiten zu können muss heute möglich sein, ohne diesen Gruppen Zugang zu den Unternehmensnetzen zu gewähren

Problem: Consumer Lösungen und Schatten IT

Laut den Analysten von Forrester nutzen heute etwa die Hälfte der Wissensarbeiter in der Kollaboration File Sync and Share Dienste wie Dropbox und Co und ein Großteil davon gab überdies sogar an, den selben Dienst sowohl für berufliche als auch für private Zwecke zu nutzen, obwohl das für viele Unternehmen aus Sicherheits- und Compliance-Gründen überhaupt nicht zulässig wäre.

Unsichere File Sync und Share Services verlangen von ihren Nutzern oft Zugriffe auf Kalender- und Kontaktinformationen sowie auf Dateien und WLAN-Verbindungsinformationen. Geboten wird hingegen nicht die (sehr sinnvolle!) standardmäßige Verschlüsselung der zu synchronisierenden Daten auf dem Weg in die Cloud. Überdies verschlüsseln sie Nutzerinhalte nicht, wenn sie diese im Cloud-Speicher ablegen, von welchem der Nutzer zudem nicht weiß wo dieser steht, also in welchem Land seine Daten gespeichert werden, d.h. unter welcher Gesetzgebung der Dienstleister arbeitet und (wie im Falle der USA, den nationalen Behörden Einblick in die Daten geben muss (Patriot-Act)). Zudem fehlen dem Unternehmen bei diesen « Lösungen », die Informationen, welche Mitarbeiter zu welcher Zeit, welche Dokumente und Dateien teilen, was aus Compliance-Gründen unabdinglich ist.

Das iExtranet von Oodrive wurde speziell für den Einsatz in Unternehmen entwickelt. Mit dieser Lösung haben Mitarbeiter und externe Partner eine einfache, flexible Möglichkeit zu Collaboration, Kommunikation und zum Austausch von Dokumenten zur Verfügung. Vor allem aber ist die Lösung hochsicher: iExtranet stellt sicher, dass alle Vorgaben in den Bereichen Datenschutz und Datensicherheit erfüllt werden.

Unterschiedliche Authentifizierungsmethoden mit Login/Passwort oder Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgen für ein Maximum an Zugriffssicherheit.
Die revisionssichere Protokollierung aller Aktivitäten im System stellt eine lückenlose Nachvollziehbarkeit im Rahmen regelmäßiger oder vorgeschriebener Audits sicher.

Die „Operator Shielding“-Funktion verhindert, dass der Betreiber die abgelegten Inhalte auslesen kann. Alle Dateien werden auf dem iExtranet-Server abgelegt. Dieser wird in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland sowie an anderen europäischen Standorten in Frankreich, Belgien und in der Schweiz betrieben. Die Einhaltung der nationalen Datenschutzrichtlinien wird vertraglich zugesichert

iExtranet ist heute bei mehr als 14.000 Unternehmen auf der ganzen Welt im Einsatz.

p.rehri

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