Einfache, flexible und effiziente Online-Collaboration auf höchstem Sicherheitsniveau

iExtranet wurde speziell für den Einsatz in Unternehmen entwickelt, die ihren Mitarbeitern, aber auch externen Partnern eine einfache und flexible Möglichkeit zur Kommunikation und zum Austausch von Dokumenten zur Verfügung stellen möchten.

Die Lösung ist derzeit bei mehr als 14.000 Unternehmen auf der ganzen Welt im Einsatz und bietet umfangreiche Funktionen für Datenschutz und Datensicherheit.

Einfache, flexible und effiziente Online-Collaboration auf höchstem Sicherheitsniveau

Einfach

Einfach

Mit iExtranet können sowohl Mitarbeiter des Unternehmens als auch externe Geschäftspartner und Kunden jederzeit und überall per Internet auf die für ihre Arbeit notwendigen Unterlagen und Dokumente zugreifen, diese bearbeiten und miteinander austauschen.

Getreu dem Motto „weniger ist mehr“, verzichtet iExtranet auf überflüssige Funktionsbuttons und beschränkt sich bei der Gestaltung der übersichtlichen Oberfläche auf das Wesentliche.
Über das Interface von iExtranet sieht der Anwender nur was er braucht und findet sich in den Ordnerstrukturen, die dem Aufbau des Windows Explorer nachempfunden sind, leicht zurecht.

Für das Bereitstellen von Dokumenten genügt ein einfacher Mausklick. Die Easydrive-Funktion ermöglicht das Einbinden von iExtranet als virtuelles Netzlaufwerk und den direkten Zugriff auf die dort abgelegten Daten. Das integrierte Versionsmanagement sorgt dafür dass alle immer auf dem aktuellen Stand sind.

Flexibel

Dringende Anfragen erfordern schnelle Reaktionen. Mit der Anwendung Oodrive Mobile gelingt die produktive Zusammenarbeit problemlos, da Anwender auch unterwegs über mobile Endgeräte auf Dateien im Workspace auf iExtranet zugreifen und diese mit der Freigabefunktion bequem modifizieren bzw. freigeben können.

Das integrierte Benachrichtigungssystem von iExtranet informiert den Anwender, wenn Änderungen an Dateien oder Ordern vorgenommen wurden, die für ihn relevant sind. Diese werden im System protokolliert.
Darüber hinaus ist eine granulare Vergabe von Zugriffsberechtigungen auf Ordner- und Dateiebene möglich.

Flexibel

Effizient

Effizient

Die IT-Abteilung greift mit iExtranet auf eine praxiserprobte Komplettlösung für sichere Enterprise Collaboration zurück und spart sich damit Zeit und Aufwand für den Aufbau eines eigenen Systems.

Die Super Vision-Konsole ermöglicht ihr darüber hinaus eine zentrale Steuerung der Plattform, die Vergabe rollenbasierter Zugriffsrechte, und ein zentrales Monitoring aller Aktivitäten im System. Sie kann damit jederzeit nachweisen, wer was wann an einem Dokument gearbeitet hat.

Die weltweit verfügbare Plattform, die wahlweise als Cloud-Lösung oder On Premise angeboten wird, steht den Anwendern in insgesamt 11 Sprachen über eine intuitive Benutzeroberfläche zur Verfügung.

Sicher

iExtranet stellt sicher, dass alle Vorgaben in den Bereichen Datenschutz und Datensicherheit erfüllt werden. Dies gilt für die Datenhaltung im Rechenzentrum in Deutschland genauso wie für die verschlüsselte Übertragung der Daten.

Unterschiedliche Authentifizierungsmethoden mit Login/Passwort oder Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgen für ein Maximum an Zugriffssicherheit.
Die revisionssichere Protokollierung aller Aktivitäten im System stellt eine lückenlose Nachvollziehbarkeit im Rahmen regelmäßiger oder vorgeschriebener Audits sicher.

Die „Operator Shielding“-Funktion verhindert, dass der Betreiber der abgelegten Inhalte auslesen können.
iExtranet unterstützt den Einsatz so genannter Hardware-Sicherheitsmodule (HSMs). Dabei handelt es sich um eigenständige Hardware-Komponenten, die speziell für den Schutz von Verschlüsselungs-Keys über deren kompletten Lebenszyklus entwickelt wurden.

Neben der Sicherung der Schlüssel, erkennen HSM Lösungen in der Regel Attacken mit dem Ziel, kryptographische Schlüssel zu stehlen, und löschen bei solchen Attacken den betroffenen Schlüssel automatisch.

Sicher

Broschüren

Produktbroschüre: Finden Sie hier einen Überblick über die wichtigsten Funktionen.

Intellectual Property Schutz in der Industrie :

Unsere Sicherheitsfunktionalitäten schieben Industriespionage einen wirksamen Riegel vor.

Anwendungsfälle

Desoutter
Das Unternehmen Desoutter bekräftigt sein Vertrauen in Oodrive für die Implementierung der mobilen Anwendung „MyDesoutterCloud“
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Desoutter stattet Vertrieb, Partner und Reseller mit einer personalisierten mobilen Anwendung aus, die auf Apple-, Blackberry- und Android-Geräten verfügbar ist.
Das Unternehmen Desoutter fertigt und verkauft pneumatische und elektrische Werkzeuge für eine enorme
Bandbreite an Fertigungs- und Montageprozessen in der Automobilindustrie, der Luft- und Raumfahrtindustrie, der
allgemeinen Industrie und der Leichtmontage. Das Unternehmen bringt 100 Jahre Erfahrung mit, ist mit seinen
20 Niederlassungen heute weltweit vertreten und vertreibt seine Produkte in 170 Ländern. Das Vertriebsmodell umfasst den direkten und den indirekten Vertrieb über mehr als 100 Partner.
Angesichts des weitreichenden Produktangebots, der umfassenden Vertriebsorganisation und des bedeutenden
Reseller-Netzwerks wollte Desoutter Mitarbeitern und Partnern eine mobile, effiziente, sichere und anpassbare Lö-
sung bieten. Wichtig war hierbei vor allem, dass der Zugriff auch „offline“ möglich ist.
Zur Umsetzung dieser Vision fiel die Wahl sehr schnell auf Oodrive. Desoutter nutzt bereits die Lösung für die Freigabe großer Dateien namens PostFiles von Oodrive.

 

Oodrive hat daher auf der Basis seiner Lösung iExtranet eine mobile Anwendung entwickelt, die auf verschiedenen
Geräten verwendet werden kann, um die Anforderungen der Teams von Desoutter in Bezug auf Mobilität, Sicherheit
und Zuverlässigkeit zu erfüllen. Dank der kontinuierlichen Synchronisierung der Daten können die Benutzer auf die
Anwendung zugreifen, auch wenn die Bedingungen nicht optimal sind, insbesondere in Werksanlagen, in denen die
Verbindungen häufig schlecht sind.
„Unsere Reseller und Vertriebsmitarbeiter benötigen kontinuierlich Zugriff auf unseren Produktkatalog, wobei es
wichtig ist, dass sie über Tablets darauf zugreifen können. Der Zugriff auch ohne Verbindung in den Werksanlagen ist angesichts der ständig aktualisierten Produkte ein unbestreitbarer Vorteil für unsere Vertriebsmitarbeiter“, fügt Anthony Durand hinzu.
“Desoutter kann auf eine lange Geschichte in der Fertigung von innovativen und qualitativ hochwertigen Werkzeugen für die Industrie zurückblicken. Wir arbeiten ausschließlich mit Partnern zusammen, die uns eine
entsprechende Leistung bieten. Unser Image als innovative Marke ist auch durch unsere Wahl der richtigen Tools begründet , erklärt Anthony Durand, Communications and Brand Manager von Desoutter.
Die Anwendung „MyDesoutterCloud“ funktioniert wie eine Plattform in den Farben von Desoutter. Die technischen
Informationen zu den Produkten werden täglich von den internen Teams aktualisiert. Die Mitarbeiter und Partner
können zur Vorbereitung des Verkaufs den tatsächlichen Bestand an Einzelteilen abrufen, Demovideos vorführen,
konsequente Kundendienstbetreuung anbieten usw.
„MyDesoutterCloud“ kann in allen Ländern und in allen Sprachen ausgeführt werden, unabhängig von technischen
Einschränkungen durch Infrastrukturen, Arbeitsverfahren und Navigationsgewohnheiten in Ländern wie China, Japan, Russland usw. Von beinahe 500 Personen genutzt, hat „MyDesoutterCloud“ die Benutzer überzeugt. Das Unternehmen stellt außerdem fest, dass weniger Produktkataloge ausgedruckt werden und eine bessere Verwaltung der Lagerbestände, des Verkaufs, des Kundendiensts usw. möglich ist.

EDF
EDF wählt iExtranet für den grenzüberschreitenden sicheren Datenaustausch
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Der französische Grosskonzern EDF, derzeit an der Erweiterung einer hydroelektrischen Anlage in Sambia beteiligt, hat sich für iExtranet von Oodrive entschieden. Mithilfe der Lösung sollen grosse Dateien mit allen am Projekt beteiligten Personen innerhalb und ausserhalb Frankreichs ausgetauscht werden.

 

Optimale Plattform für die grenzüberschreitende Verwaltung grosser Dateien
André Benetti, Projektmanager bei EDF, arbeitet seit mehreren Monaten am Ausbau der hydroelektrischen Anlage am Karibasee zwischen Simbabwe und Sambia. Ziel dieses Projekts ist die Erhöhung der Stromproduktion in Südafrika, von der auch angrenzende Länder profitieren sollen.
„Personen aus diversen Ländern sind an dem Projekt beteiligt. Die Kunden sind Sambier, die Bauarbeiter Chinesen, unsere Partner sind Inder und unsere Subunternehmer sind Engländer und Südafrikaner. Aus diesem Grund benötigten wir eine Plattform, über die wir aktuelle Dokumente bereitstellen konnten, damit Informationen effizient von allen multinationalen Projektmitgliedern ausgetauscht werden können.“
Für dieses externe Projekt konnte Benetti aus Sicherheitsgründen die interne Plattform von EDF nicht verwenden. Daher suchte er eine kostengünstige, für seinen Projektumfang geeignete Lösung, die weniger restriktiv und einfacher zu benutzen war.

Aus diesem Grund wandte er sich an lokale IT-Anbieter. Beratung zu der bestmöglichen Lösung für sein Projekt erhielt er von Akoba Solutions, Vertreiber und Integrator von SaaS-Verwaltungslösungen für KMU und Wiederverkaufspartner von Oodrive.

So erfuhr Benetti von iExtranet, einer Plattform von Oodrive für die Freigabe grosser Dateien, die seit April 2009 auf dem Markt und als SaaS-Abonnement erhältlich ist. „Diese Lösung bietet zunächst einmal den Vorteil einer flexiblen Speicherkapazität. Momentan brauchen wir 2 GB Speicherplatz, doch der Bedarf kann im weiteren Projektverlauf auf bis zu 6 oder sogar 10 GB steigen. iExtranet erlaubt eine perfekte Anpassung der Kapazität und der damit verbundenen Kosten an unsere Anforderungen“, so Benetti.
„Diese Lösung ist äusserst benutzerfreundlich und eignet sich für sämtliche Projektmitarbeiter, von denen nicht alle erfahrene IT-Nutzer sind und über die nötige Zeit zum Lesen von Handbüchern verfügen. Eine Schulung von Benutzern in verschiedenen Ländern wäre nicht umsetzbar, doch iExtranet mit seinen Symbolen zum Freigeben und Herunterladen von Dateien ist intuitiv verwendbar“, erklärt Benetti.
„Für derartige Projekte sind nicht nur die iExtranet-Funktionen zur E-Mail-Rückverfolgung und Zugriffssteuerung nützlich. Hilfreich ist auch die Möglichkeit der Erstellung temporärer Benutzerkonten für Mitarbeiter, die nur für eine begrenzte Zeit am Projekt mitarbeiten“, fügt Benetti hinzu.
Weltweit haben ca. 20 Personen über ein SaaS-Abonnement permanenten Zugang zur iExtranet-Plattform und können so jederzeit auf die jeweils aktuelle Version von Projektdokumenten zugreifen. Benetti erklärt: „Das interne EDF-Netzwerk enthält unternehmensinterne und strikt vertrauliche Dokumente und gestattet daher keine Dateifreigabe ohne Implementierung einer komplizierten Zugriffslogistik mit Smartcards. Aus diesem Grund war unser Interesse an dem SaaS-Modell gross.“
„Die Wahl von iExtranet hat für mich und das Projekt insgesamt eine bedeutende Zeitersparnis gebracht, da mich niemand nach der neuesten Version von Dokumenten fragen muss. Das Projektteam ist damit wesentlich produktiver und immer auf dem neuesten Stand. Für mich persönlich hat die Lösung den Vorteil, dass ich nicht länger mit dem von Sambia aus nur schwer zugänglichen EDF-Netzwerk arbeiten muss“, so Benetti.

Hôpital du Jura
Papierloses System, Mobilität und Sicherheit beim Datenaustausch
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Das Hôpital du Jura (H-JU) ist eine Gesundheitseinrichtung, die verschiedene Gesundheitsleistungen sowie Intensivpflege in Altersheimen bietet und über mehr als 500 stationäre Betten verfügt. Die Leistungen des Hôpital
du Jura werden ergänzend und differenziert an vier Orten erbracht: in den Spitälern Delémont, Porrentruy,
Saignelégier und im Pflegeheim La Promenade in Delémont.

Im September 2013 wurde in dem Spital ein neuer Verwaltungsrat eingesetzt, dessen Mitglieder an verschiedenen
Orten im Jura, aber auch in der gesamten französischsprachigen Schweiz sowie in Basel leben und arbeiten. Es war
daher wichtig, für einen reibungslosen, sicheren Datenaustausch zu sorgen.
Anforderungsprofil
Implementierung einer modernen, anpassungsfähigen, mobilen, hoch sicheren Lösung zur Datenfreigabe, mit deren
Hilfe vertrauliche Daten wie strategische Akten und Finanzunterlagen freigegeben und gespeichert werden können.
Um diese Anforderungen zu erfüllen, fiel die Wahl der Spitalleitung daher schnell auf eine Plattform im CloudModus: iExtranet von Oodrive, die Lösung zur hoch sicheren Verbreitung und Freigabe sensibler Daten.

 

Lösung
Gianni Imbriani, IT-Verantwortlicher des Hôpital du Jura erklärt:
“Sicherheit, Mobilität und der Wunsch, unseren gesamten Datenaustausch elektronisch abzuwickeln, spielten bei
unserer Wahl eine entscheidende Rolle. iExtranet kann auf Tablets verwendet werden und garantiert uns ein
höchstes Maß an Sicherheit beim Datenaustausch Darüber hinaus sind keinerlei Informatikkenntnisse erforderlich,
um das Tool schnell und umfassend nutzen zu können.Die Kundendienstbetreuung von Oodrive ist hervorragend
und seit der Implementierung der Lösung sehr präsent”.
„Die Implementierung des Tools sorgte auch für hohe Zufriedenheit. Tatsächlich konnte Oodrive die Lösung im
Anschluss an eine eintägige Unterweisung der Assistentin des Vorstands innerhalb von zehn Tagen bereitstellen,
damit sie in Betrieb genommen werden konnte und der Verwaltungsrat sie bei seinem ersten offiziellen Treffen zur
Verfügung hatte“.
Alles ist heute so viel einfacher: iExtranet ermöglicht uns, alle vertraulichen Daten an einem einzigen Ort zu
speichern. Alle Mitglieder können auf die Daten zugreifen, sie ausdrucken und sie kommentieren, und das von jedem
Standort aus, “fügt Gianni Imbriani hinzu. „Wir sind so zufrieden mit dem ROI, der durch d iese Lösung erzielt wird,
dass zwei unserer Mitglieder beschlossen haben, das Tool auch für den Vorstand der Klinik bereitzustellen. Es sind
nicht weniger als drei verschiedene Plattformen, die nun innerhalb des Managements des medizinischen Instituts
bereitgestellt werden. Außer dem für den Verwaltungsrat bereitgestellten Tool und dem zweiten für den Vorstand
wurde vor kurzem im Januar 2014 ein drittes Tool dem Einkauf zugeteilt. Insgesamt gibt es heute 20 bis 30 Personen, die von den Funktionen von iExtranet profitieren.

Leica
Leica setzt auf Online-DMS und Collaboration Plattform von Oodrive
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Um Marketing Dateien sowie Point-of-Sale Medien mit Partnern, Agenturen oder Distributoren effizient und sicher zu teilen, nutzt die Leica Camera AG die SaaS-basierte Filesharing- und Collaboration-Plattform iExtranet von Oodrive.

Der im hessischen Solms ansässige und international erfolgreiche Premiumhersteller von Kameras und Sportoptikprodukten optimiert damit die weltweite B2B-Kommunikation und verschlankt gleichzeitig den Verwaltungsapparat im Unternehmen. Bereits mehr als 100 Partner- und Handelsunternehmen des globalen Netzwerkes profitieren von der zentralen online Dateiverwaltung im Hause Leica.
Das Traditionsunternehmen Leica steht weltweit für klassische Produktdesigns in Verbindung mit neuesten Technologien und innovativer Präzisionsoptik. Leica entwickelt, produziert und vertreibt hochwertige Produkte aus den Bereichen Fotografie, Jagdoptik und Naturbeobachtung. Den Grundstein für den Mythos der Marke Leica haben die Optiken des Premiumherstellers gelegt. Sie sorgen bis heute für das bessere Bild in allen Situationen rund um das Sehen und Wahrnehmen. Mit über 1.100 Mitarbeitern weltweit, einem zweiten Produktionsstandort in Portugal und eigenen Vertretungen in England, Frankreich, Japan, Singapur, der Schweiz, Südkorea und den USA erzielte das börsennotierte Unternehmen im abgelaufenen Geschäftsjahr 2010/2011 einen Umsatz von über 248 Mio. Euro.

 

FTP und andere Dateitransfer-Lösungen hielten Anforderungen nicht mehr Stand
Für den Transfer und Austausch großer Dateien setzte man bis Beginn 2011 auf proprietäre Softwarelösungen und Übertragungen über FTP-Clients, die jedoch zunehmend an ihre Leistungsgrenzen stießen. Zum Einen war die Einrichtung und Pflege der jeweiligen Benutzer und Zugriffsrechte sehr aufwändig. Zum Anderen beanspruchte die Inhouse betriebene Softwarelösung aufgrund des Traffic Aufkommens und dem zunehmenden Austausch großer Dateien die eigene IT-Infrastruktur in hohem Maße. Zudem war das Look and Feel des Systems nicht mehr zeitgemäß, zumal dies eine wichtige Marketing-Schnittstelle zu dem Unternehmensnetzwerk darstellte. „Es war schlichtweg Zeit für ein modernes, zeitgemäßes und sicheres System, das uns die globale Zusammenarbeit mit unseren externen Partnern und Standorten auf effizientere Weise erlaubt. Überzeugen konnte uns im Auswahlprozess schließlich nur iExtranet von Oodrive“, erklärt Sebastian Graf, Web Consultant bei der Leica Camera AG. „Die Lösung konnte unsere Anforderungen im Hinblick auf eine einfache Verwaltung, mehr Sicherheit und eine transparente Dokumentation schlichtweg am besten erfüllen, die Dropbox und eine Reihe anderer gängiger Cloud-Dienste so nicht bieten konnten. Die zahlreichen Referenzen renommierter Unternehmen und eine persönliche Empfehlung haben aber ebenfalls zu der Entscheidung beigetragen.“
Nachdem die Entscheidung gefallen war, wurde zunächst ein System-Zugang über den Web-Browser für Leica eingerichtet. Gemeinsam mit zwei Key-Usern hat die IT-Abteilung dann erste Schritte wie den Im- und Export des Adressbuches vorgenommen sowie einige Test-Szenarien umgesetzt. Im Anschluss folgte dann die Benutzerschulung in der Größenordnung von zunächst zehn Anwendern. Nachdem der Dateiserver bzw. das online-gestützte Dokumentenmanagementsystem (DMS) dann schließlich in der Praxis zum Einsatz kam, verbreitete sich die Nutzung und Akzeptanz der Datei- und Collaboration-Plattform in „viralem“ Ausmaß, z.B. auch für die Bereitstellung von Medieninhalten und Materialien von Print-Kampagnen oder für das Retail-Geschäft. Der Anwendungsbereich beschränkt sich heute aber nicht mehr nur auf das Image- und Produktmarketing, auch im Vertrieb nutzt man bereits teilweise die Funktionalitäten, die iExtranet bietet.
Effiziente Kommunikation durch zentrale Bereitstellung benötigter Dateien
„Im Zuge der Umstellung der online Dateiverwaltung auf iExtranet wurden auch einzelne Prozesse neu organisiert, z.B. kann die Pflege der Endabnehmer nun direkt und ohne Unterstützung der Mitarbeiter aus der IT in den jeweils zuständigen Abteilungen erfolgen. Werbematerialien und sämtliche Arten von Medien über unsere neuen Produkte werden ebenfalls über iExtranet publiziert und im B2B-Umfeld verteilt. Die größte Entlastung ist aber bei unseren Produktlaunches zu spüren. Früher wurden zeitgleich zahlreiche Medien im Marketing angefragt, die dann sukzessive abgearbeitet werden mussten. Heute sind die Informationswege deutlich kürzer. Unsere Partner greifen direkt auf die Medieninhalte zu und können nach Bedarf einzelne Dateien sicher, stets in aktueller Version und unabhängig von Dateityp oder Größe herunterladen. Unsere Ressourcen – sowohl personeller als auch infrastruktureller Natur – werden dadurch nachhaltig entlastet“ gibt sich Sebastian Graf zufrieden. „Ein weiterer Vorteil unserer Filesharing-Plattform ist die transparente Statusverfolgung und Dokumentation, wobei wir jederzeit einen Überblick haben, welcher Ansprechpartner welche Datei zu welcher Zeit heruntergeladen hat. So können wir nochmal gezielt auf den einen oder anderen Vertriebspartner zugehen, um den Verkauf unserer neuen Produkte zu fördern.“ Dank des Betriebes im kostengünstigen SaaS-Modell nutzt Leica letztlich nur den Service durch die Bereitstellung der Plattform, ohne die initialen Anschaffungskosten tragen oder sich um Installation, Updates, Wartung etc. kümmern zu müssen, wie es bei Lizenzkäufen üblich ist.
Wenn etwa Agenturen digitale Inhalte erstellen, können sie für den einfachen Dateiaustausch einen eigens eingerichteten Upload-Ordner nutzen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit insbesondere mit ausländischen Agenturen maßgeblich. „Verbesserungsvorschläge von uns werden bei Oodrive ebenfalls ernst genommen, einige davon sind in die aktuelle Releaseplanung aufgenommen und andere bereits umgesetzt worden. Die Bilanz seit nunmehr einem Jahr Praxiseinsatz: Breite Akzeptanz auf Anwenderseite, schlankere Prozesse im weltweiten Unternehmensmarketing, kürzere Informationswege und eine deutlich entlastete IT-Infrastruktur. Heute pflegen 15 Anwender die Benutzerrechte und Medieninhalte auf der Plattform zentral und weit mehr als 100 Partner und Shops greifen weltweit auf die aktuellen Produkt- und Marketing-Dateien zu. So partizipiert letztlich unser gesamtes Partner- und Distributoren-Netzwerk im In- und Ausland von iExtranet. Von dem 2011 ursprünglich vereinbarten und kalkulierten Volumen von 20 Gigabyte pro Jahr haben wir bereits das Datenvolumen auf 200 Gigabyte erweitert“, so Sebastian Graf.